Οργανώνοντας ένα meeting όπως κάνουν οι δισεκατομμυριούχοι

Ο χρόνος είναι πολύτιμος πόρος για τους δισεκατομμυριούχους, ειδικά για εκείνους που διευθύνουν μερικές από τις μεγαλύτερες εταιρείες τεχνολογίας στον κόσμο. Παρά τη διαβόητη αποστροφή τους προς τη σπατάλη χρόνου, ακόμη και οι τιτάνες της βιομηχανίας πρέπει να αντιμετωπίσουν το αναγκαίο κακό του meeting.

Ο Mark Cuban, για παράδειγμα, τις αποκάλεσε ως γνωστόν "έσχατη λύση". Ακολουθούν στρατηγικές από διακεκριμένους ηγέτες, που διασφαλίζουν ότι οι συσκέψεις είναι τόσο αποδοτικές, όσο και αποτελεσματικές.

Jeff Bezos

Alberto Rodriguez/E! Entertainment/NBCUniversal/NBCU Photo Bank via Getty Images

Ο Jeff Bezos, συνιδρυτής της Amazon, έφερε επανάσταση στα meetings, ξεκινώντας τα με 30 λεπτά σιωπηλής ανάγνωσης. Οι εργαζόμενοι προετοίμαζαν εκ των προτέρων ένα λεπτομερές υπόμνημα έξι σελίδων, το οποίο μερικές φορές απαιτούσε έως και δύο εβδομάδες προετοιμασίας. Αυτό το υπόμνημα διαβάζονταν στη συνέχεια σιωπηλά από όλους τους συμμετέχοντες στην αρχή της συνεδρίασης.

Σύμφωνα με τον Bezos, η προσέγγιση αυτή επέτρεπε στους συμμετέχοντες να συγκεντρώσουν τις σκέψεις τους και να διατυπώσουν διεισδυτικές ερωτήσεις, οδηγώντας σε πιο παραγωγικές συζητήσεις. Προτιμούσε τα γραπτά έγγραφα από τις παρουσιάσεις με διαφάνειες, υποστηρίζοντας ότι οι διαφάνειες συχνά κρύβουν "πρόχειρη σκέψη". Επιπλέον, ο Bezos επέβαλε τον κανόνα με τις "δύο πίτσες": αν δύο πίτσες δεν μπορούσαν να ταΐσουν όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα, η συνάντηση είχε πάρα πολλούς συμμετέχοντες.

Bill Gates

Chip Somodevilla/Getty Images

Ο Bill Gates, συνιδρυτής της Microsoft, χρησιμοποιούσε τις συσκέψεις ως ευκαιρίες για να εμβαθύνει σε θέματα. Ο Chris Williams, πρώην αντιπρόεδρος του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού της Microsoft, θυμήθηκε τις αυστηρές ερωτήσεις του Gates κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Ο Gates επιδιδόταν σε ταχύτατες ερωτήσεις για να αποκαλύψει λεπτομερείς γνώσεις, οδηγώντας κάποτε μια συζήτηση στο επίπεδο "της κίνησης μεμονωμένων bits και του μεγέθους της κρυφής μνήμης εντολών του επεξεργαστή Intel 80386".

Ο Williams σημείωσε ότι η αμείλικτη περιέργεια του Gates οδηγούσε αυτές τις διερευνητικές ερωτήσεις, εξασφαλίζοντας την εις βάθος κατανόηση και την προσοχή στη λεπτομέρεια. Αυτή η μέθοδος παρέμεινε σταθερή καθ' όλη τη διάρκεια της καριέρας του Gates, αν και η προσέγγισή του έγινε λιγότερο έντονη με την πάροδο του χρόνου.

Steve Jobs

Justin Sullivan/Getty Images

Ο Steve Jobs, ο εμβληματικός ηγέτης της Apple, ήταν γνωστός για τον σχολαστικό έλεγχο των συμμετεχόντων στις συναντήσεις. Ο Ken Segall, ο οποίος συνεργάστηκε στενά με τον Jobs, διηγήθηκε μια περίπτωση, κατά την οποία ο Jobs αμφισβήτησε αμέσως την παρουσία ενός άγνωστου συμμετέχοντα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αφού έμαθε ότι ο ρόλος της δεν ήταν κρίσιμος για την τρέχουσα συζήτηση, ο Jobs της ζήτησε ευγενικά να αποχωρήσει, διατηρώντας αυστηρή εστίαση μόνο στο απαραίτητο προσωπικό.

Ο Segall τόνισε αυτό το περιστατικό στο βιβλίο του, "Insanely Simple", υπογραμμίζοντας την πεποίθηση του Jobs ότι οι μικρότερες, πιο εστιασμένες ομάδες οδηγούν σε πιο παραγωγικές συναντήσεις.

Eric Schmidt

Ο πρώην διευθύνων σύμβουλος της Google, Eric Schmidt, τόνισε τη σημασία της ηγεσίας και της δομής στις συνεδριάσεις. Στο βιβλίο του, "How Google Works", που έγραψε μαζί με τον Jonathan Rosenberg, ο Schmidt υποστήριξε την ύπαρξη ενός καθορισμένου ατόμου, που λαμβάνει αποφάσεις σε κάθε συνάντηση. Το πρόσωπο αυτό θα ήταν υπεύθυνο για τον καθορισμό του σκοπού της σύσκεψης, την καθοδήγηση της συζήτησης και τη σύνοψη των αποτελεσμάτων και των στοιχείων δράσης.

Ο Schmidt υποστήριξε ότι χωρίς σαφή ιεραρχία, οι συνεδριάσεις κινδυνεύουν να γίνουν αναποτελεσματικές, καθώς η ισότιμη βάση μεταξύ των συμμετεχόντων μπορεί να οδηγήσει σε συμβιβαστικές αποφάσεις, αντί για αποφασιστικές ενέργειες.

Ακολούθησε το Esquire στο Facebook, το Twitter και το Instagram.

Οι πιο πρόσφατες Ειδήσεις

Διαβάστε πρώτοι τις Ειδήσεις για πολιτικές εξελίξεις, συνεντεύξεις διασήμων, συμβουλές για αντρική μόδα και συνταγές για φαγητό και πότο στο esquire.com.gr